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BENOIT CHENU

MS Project Server

Il existe 3 versions de Microsoft Office Project 2003 :

• Standard : version basic permettant de réaliser des plannings
• Professionnelle : Basée sur la version standard, elle intègre un suivi plus complet du projet en y intégrant entre autre des statistiques
• Server : Permet de communiquer et collaborer avec les différents intervenants du projet.

Nous étudierons ici la version serveur, proposant une réelle solution en terme d'outil de gestion de projet en collaboration.

2.1. Installation

L'installation de Project Server 2003 requière les produits suivants :

• Windows Server 2000 (SP3) ou 2003
• SQL Server 2000 (SP3) avec les services Analysis (analyseur de porte-documents) installés pour pouvoir installer la fonctionnalité d'analyse Porfolio
• SharePoint 2003, afin d'installer les fonctionnalités avancées de partage de fichier. A noter que SharePoint 2003 nécessite Windows 2003
• Project Professionnel 2003

L'acquisition de Project Server 2003 coûte 1500$. Une fois ce « détail » réglé, voici les étapes majeures de l'installation :

• Création d'une nouvelle base de donnée SQL Server. Il est demandé le nom du serveur de la base de donnée. Il faut savoir que ce serveur doit être en mode d'authentification mixte pour être utilisé.
• Sélection du nom du serveur Analysis s'il est existe un. Dans le cas contraire, cette fonctionnalité peut être installé plus tard.
• Saisie de l'url de Project
• Saisie de l'url de l'administration des services Sharepoint. Cette étape peut être réalisée ultérieurement, dans le cas où SharePoint n'est pas installé par exemple.
• Deux environnements se présentent :
  • Non-entreprise : cet environnement installe les fonctionnalités minimum à la gestion de projet : les notifications et rappels par courrier électronique, les feuille de temps, les rapports d'état, la gestion des documents, des problèmes et des risques. Ceci est donc destiné aux structures souhaitant utiliser uniquement les fonctions de collaboration limitées.
  • Entreprise : ce type d'installation met à disposition toutes les fonctionnalités que peut proposer Project. Elle reprend donc celles de Non-entreprise en y ajoutant liste des ressources de l'entreprise, modèle global, le versioning de projet, la sécurité avancée, l'analyseur de porte-documents, le modeleur de porte-documents.

On peut dés lors noter de nombreuses contraintes d'installation. Outre son coût, le choix est très limité en ce qui concerne le system d'exploitation et inexistant pour le serveur Web et le serveur de base de donnée. Ceci entre logiquement dans la politique de Microsoft où tous leurs produits sont dépendant les uns des autres, proposant ainsi des solutions complètes et homogènes.

2.2. Fonctionnalités

Project Server est un outil Web qui peut être divisé en deux sections :

• Administrateur
• Utilisateur

Cependant, nous verrons dans la partie utilisateur qu'il est nécessaire d'utiliser Project Professionnel.

2.2.1. Section administrateur

Cette section permet aux administrateurs de gérer Project. Voici les différents points administrables :

• La gestion des utilisateurs et groupes offre une administration avancée. Les deux type d'authentification (par Windows ou par le programme) sont présentent. L'utilisateur peut être affecté à un ou plusieurs groupes définis par Project. A cela s'ajoute une liste assez importante d'autorisation d'actions ainsi que la sélection des catégories auxquelles l'utilisateur a le droit d'accéder.
• La gestion des catégories, correspondant aux projets, ressources, tâches, subordonnés et organisation liés aux utilisateurs. Il est ainsi possible de prédéfinir des autorisations pour une catégorie et de sélectionner les utilisateurs et groupes appartenant à cette catégorie.
• La gestion des affichages, permettant de personnaliser chacun des tableaux et graphiques du site. Ainsi, il est possible d'ajouter des champs, de modifier la largeur des colonnes, de réaliser de tris et regroupements. Une liste de quinze diagrammes de GANT différents est sélectionnable ayant tous des formats différents. La personnalisation des tableaux est une fonctionnalité extrêmement utile : il est souvent intéressant de voir apparaître (par exemple) l'avancement, le retard, les coût estimés, réels ou restant sur des tableaux récapitulatifs qui n'en prennent pas en compte par défaut.
• La configuration du serveur. Elle reprend entre autre les paramétrages effectués à l'installation comme l'activation des fonctionnalité entreprise ou non-entreprise. De plus, une liste complète reprend chaque fonctionnalité où l'on peut spécifier si celle-ci doit être disponible ou non.
• La gestion des services SharePoint. Permet de se connecter au portal du serveur SharePoint. Nous n'analyserons pas les outils relatifs à SharePoint dans ce document.
• La gestion des fonctionnalités d'entreprise. Cette page permet de configurer la mise à jour des tables de ressource et du cube OLAP. Un cube OLAP permet de fournir des données à la fonctionnalité Analyseur de porte-documents. Il est généré à partir des données stockées dans des tables de la base de données de Project Server. Pour pouvoir extraire les informations de disponibilité, ces tables ont besoin d'une plage de date. Ce formulaire permet donc de spécifier cette plage.
• La personnalisation de Project Web Access reprend les paramètres de suivi : méthode d'indication de l'avancement des tâches (pourcentage, horaire), paramètres de période (jour de début de la semaine, feuille de temps hebdomadaire/mensuelle...).
• Nettoyage de la base de donnée. Ceci a pour but de libérer de l'espace dans la base de donnée en supprimant d'anciens éléments tel que des tâches, rapports d'état, projets ou ressources.

Tout ceci permet une gestion simple et complète de Project Server. Cette section s'adresse aussi bien aux utilisateurs débutant grâce aux paramètres pré-configurés qu'aux chefs de projets expérimentés désirant personnifier au maximum l'accessibilité.

2.2.2. Section utilisateur

Cette section permet de visualiser les projets publiés. Pour publier un projet, il faut au préalable l'avoir créé sous Project Professionnel.

2.2.2.1. Création d'un projet sous Project Professionnel

La première étape de création de projet sous Project Professionnel est de « Définir le projet ». Il est alors demandé si l'on désire utiliser Project Server. A partir de là, les informations de connexion pour Project Server peuvent être spécifiées. Le projet est ensuite publié sur le serveur. Ce dernier doit être approuvé en tant que site de confiance.

L'utilisation de Project reste globalement similaire à une utilisation normale (sans Project Server). Pour créer une équipe de projet, il faut simplement cliquer sur « Ajouter les personnes à partir de Project Server ».

Une fenêtre apparaît avec la liste des utilisateurs de Project Server pouvant être ajoutés en tant que membre de l'équipe. Une fois les membres ajoutés, ceux-ci sont disponibles dans la liste des ressources.

Lorsqu'un projet est prés à être publié, le menu « Collaborer » permet de publier ce que l'on désire :

• Toutes les informations : permet de publier/republier toutes les informations du projet.
• Les affectations nouvelles et modifiées
• Le plan de projet avec son résumé

Le projet est alors visible dans l'onglet Projet sur l'interface Web :

Cette interface propose 8 onglets principaux :

• Les tâches
• Les projets
• Les ressources
• Les rapports d'état
• Les mises à jour
• Les risques
• Les problèmes
• Les documents

2.2.2.2. Les tâches

Chaque utilisateur connecté peut voir les tâches qui lui sont assignées. Celui-ci a la possibilité de :

• masquer une tâche de la feuille de temps
• refuser une tâche, la renvoyant au responsable pour une mise à jour
• mettre à jour l'avancement de la tâche
• d'insérer des remarques
• lier des risques, problèmes ou documents (ceci nécessitant SharePoint)

Chaque membre peut visualiser ses tâches directement à partir du calendrier Outlook. Il est ainsi possible de voir l'évolution des tâches d'un projet en même temps que ses rendez-vous. Les chefs de projets ont la possibilité de voir les mises à jour de leur avancement en temps réel.

2.2.2.3. Les projets

Cette section n'est accessible qu'aux responsables de projets, de ressources et d'équipe. Les responsables ont donc la possibilité de visualiser l'avancement des projets et des tâches associées. Pour chaque tâche il est possible de lier des risques, problèmes et documents.

Un menu met à disposition des fonctionnalités supplémentaires :

• Analyser le projet avec l'Analyseur de porte-documents. Ceci permet d'analyser en temps réel les données sur les projets afin d'identifier les tendances et risques éventuels.
• Gestion de listes de tâches personnelles ou partagées. Cette liste permet de se définir des tâches indépendantes dont la gestion s'effectue uniquement sur Project Server. Cette liste de tâches ne prend pas en charge les fonctionnalités de planification tel que les dépendances, les hiérarchies et les calendriers.
• Archiver les projets

2.2.2.4. Les ressources

Cette section n'est accessible qu'aux responsables de projets, de ressources et d'équipes. La gestion des ressources permet d'obtenir des informations précises sur l'utilisation de celles-ci.

Le centre de ressource permet d'évaluer la charge de travail des ressources sur les différents projets. Les outils de gestions avancés des ressources facilitent la répartition des membres en fonction de leurs compétences, disponibilité ou situation géographique. Tout comme pour les projets, l'Analyser de porte-document permet de d'analyser les ressources.

2.2.2.5. Les rapports d'état

Les rapports d'état permettent d'obtenir des rapports hebdomadaire, mensuels ou annuels des membres sur différents points comme les problèmes importants, les réussites majeures ou les objectifs pour la prochaine période.

Ainsi les chefs de projets peuvent avoir un récapitulatif des problèmes survenus ou susceptibles d'arriver risquant de retarder le projet.

Ces rapport sont entièrement paramétrables : les membres à qui ils sont destinés, les périodes auxquelles le rapport doit être effectué ou encore les sujets qui doivent être abordés.

2.2.2.6. Les mises à jours

Cette section n'est accessible qu'aux responsables de projets. Chaque modification effectuée génère une mise à jour. Le chef de projet visualise ces mises à jours dans cette section. Celui-ci peut les accepter ou refuser ce qui a pour effet de mettre à jour le projet dans Project Professionnel et d'archiver la modification. Si une mise à jour est refusée, un mail est envoyé au responsable de la modification.

Il est possible de définir des règles d'acceptation automatique pour les nouvelles demandes de tâches, d'affectation, de délégation, les mises à jour de tâches, pour certains projets ou membre.

2.2.2.7. Les risques

Cette fonctionnalité nécessite Microsoft SharePoint 2003. Cette section propose de soumettre, lier ou de suivre des risques pour un projet. Ces listes de suivi permettent aux membres de l'équipe d'améliorer la maîtrise du projet.

2.2.2.8. Les problèmes

Cette fonctionnalité nécessite Microsoft SharePoint 2003. Les fonctionnalités sont identiques à la section concernant les risques.

2.2.2.9. Les documents

Cette fonctionnalité nécessite Microsoft SharePoint 2003. Elle permet de partager des documents liés au projet. Des documents peuvent être ajoutés, supprimés, consultés ou mis à jours. Un historique des versions permet de visualiser chacune d'entre elles.

2.3. Conclusion

Microsoft propose ici une solution complète de suivi de projet. Tous les éléments nécessaires à cette gestion sont présents. Cependant aucun réel produit de suivi de bug n'est proposé, ce qui se montre souvent indispensable pendant la phase de recette du client.

Il est regrettable que ne nombreuses fonctionnalités soient désactivées si tous les autres programmes ne sont pas installés et qu'aucune autre alternative ne soit proposée.